Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Avhengig av din rolle (arrangør, nettverksadministrator, deltaker mv.) kan vi behandle:

• Navn, e-postadresse og telefonnummer
• Bedrifts- eller organisasjonsnavn og tilknytning til nettverk eller møtecup
• Brukerkontodata (f.eks. brukernavn, kryptert passord, roller og tilganger)
• Innhold som knyttes til møtecuper: påmelding, ønskelister, møteplan, bord/sal, deltakerlister og historikk som er nødvendig for gjennomføring
• Tekniske og sikkerhetsmessige logger (f.eks. tidspunkt for hendelser, IP-adresse der det er relevant for drift og sikkerhet)
• Innhold i henvendelser du sender oss (f.eks. via kontaktskjema eller e-post)

3. Formål med behandlingen

• Levere, drifte og sikre Slotify (autentisering, autorisasjon, feilsøking og support)
• Gjennomføre møtecuper og relaterte arbeidsflyter (planlegging, varsling, visning på skjermer der det er aktivert)
• Sende nødvendige meldinger om tjenesten (f.eks. transaksjonelle e-poster og SMS knyttet til møter du er del av)
• Oppfylle rettslige forpliktelser og håndtere rettskrav
• Begrenset analyse og forbedring av produktet, der dette skjer på lovlig grunnlag

4. Rettslig grunnlag

Behandling skjer etter behov, typisk på grunnlag av avtale (GDPR art. 6 nr. 1 b) med deg eller din arbeidsgiver/organisasjon, berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f) for drift, sikkerhet og misbruksforebygging, og der det er påkrevd etter rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c). Der vi baserer oss på samtykke (art. 6 nr. 1 a), f.eks. for enkelte valgfrie markedsføringshenvendelser, kan du trekke samtykket tilbake uten at lovligheten av behandling før tilbaketrekking påvirkes.

5. Lagringstid

Vi lagrer opplysninger så lenge det er nødvendig for formålene over, herunder avtale- og regnskapsmessige krav, og sletter eller anonymiserer data når de ikke lenger trengs. Konkrete perioder kan følge av avtale med organisasjonen du representerer. Du kan be om sletting i tråd med dine rettigheter nedenfor; visse opplysninger kan vi likevel måtte beholdes der loven krever det.

6. Dine rettigheter

Med de begrensninger som følger av lov har du rett til å:

• Be om innsyn i egne personopplysninger
• Kreve retting av uriktige opplysninger
• Be om sletting («retten til å bli glemt») der vilkårene er oppfylt
• Kreve begrensning av behandling
• Protestere mot visse typer behandling som bygger på berettiget interesse
• Dataportabilitet der behandlingen er automatisert og grunnlaget er avtale eller samtykke
• Ikke være gjenstand for automatisert enkeltavgjørelse med rettsvirkning eller tilsvarende betydning, dersom dette kommer til anvendelse

Kontakt oss på support@aplia.no for å utøve rettighetene. Vi vil svare innen rimelig tid og senest innen én måned der det følger av regelverket.

7. Databehandlere og tredjeparter

Vi bruker nøye utvalgte leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne i henhold til databehandleravtale. For utsending av meldinger benytter vi blant annet Twilio (SMS) og Mailgun (e-post via SMTP). Drift kan skje på skyinfrastruktur hos andre leverandører avhengig av hvordan tjenesten er satt opp hos oss.

8. Overføring til land utenfor EØS

Noen underleverandører kan ha hovedkontor eller servere utenfor EØS. I slike tilfeller sikrer vi et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, for eksempel gjennom EU-kommisjonens standardkontraktsklausuler eller andre godkjente mekanismer etter GDPR kapittel V, med mindre unntak i loven gjelder.

9. Sikkerhet

Vi iverksetter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap og misbruk. Ingen løsning er imidlertid fullstendig sikker; du bør også beskytte egne påloggingsopplysninger.

10. Informasjonskapsler og lignende

Slotify og tilknyttede nettsider kan bruke informasjonskapsler eller tilsvarende teknologi som er nødvendig for innlogging, sikkerhet og grunnleggende funksjon. Valgfrie analyseverktøy, dersom brukt, vil følge gjeldende regler for samtykke og informasjon.

11. Klage til tilsyn

Du har rett til å klage til tilsynsmyndighet dersom du mener behandlingen er i strid med personvernreglene. I Norge er dette Datatilsynet.

12. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten eller regelverket. Gjeldende versjon publiseres her med oppdatert dato. Ved vesentlige endringer vil vi varsle på hensiktsmessig måte, for eksempel via tjenesten eller e-post.